Informativa Registrazione Telefonate
Informativa ai sensi e per gli effetti degli artt. 13 e 14 del GDPR 2016/679 e della normativa nazionale vigente relativi alla registrazione delle telefonate da parte della Centrale Operativa Viasat.
Documentazione redatta in ottemperanza a quanto disposto dal GDPR 2016/679 “Regolamento generale sulla protezione dei dati” e dalla normativa nazionale vigente.
La scrivente Società comunica che è stato reso operativo un sistema di centralino telefonico che consente la registrazione delle telefonate aziendali. Il trattamento dei dati personali ai sensi del GDPR 2016/679 e dalla normativa nazionale vigente derivante dalla registrazione, conservazione ed ascolto delle registrazioni sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela anche della Vostra riservatezza e dei Vostri diritti.
La raccolta e il trattamento dei dati personali.
Il trattamento (comprese le registrazioni delle conversazioni telefoniche) cui saranno sottoposti i dati personali, richiesti o acquisiti, è diretto esclusivamente alle seguenti finalità:
- l’esecuzione dei rapporti contrattuali in corso, nonché eventuali attività di assistenza;
- protezione del Personale del Gruppo Viasat;
- predisposizione di uno strumento per consentire il miglioramento delle competenze professionali del personale;
- monitoraggio della qualità del servizio. e. consentire al Gruppo Viasat di rispondere, in modo puntuale, alle richieste della Autorità Giudiziaria;
- tutelare il patrimonio aziendale proprio e delle società clienti da eventuali danni che potrebbero derivare in caso di contestazioni in merito ai contatti telefonici.
Non è previsto l’utilizzo di processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione di cui all’Art. 22 del GDPR.
Base giuridica del trattamento.
La base giuridica del trattamento dei Suoi dati personali, per le finalità di cui al precedente punto, si fonda sulla necessità di adempiere ad obblighi di legge cui è soggetto il Titolare (art. 6 par. 1 lett. a), b), c) e par. 4).
Modalità di trattamento.
I dati sono raccolti, trattati ed archiviati su supporto magnetico, elettronico e/o telematico, e su supporto cartaceo qualora le registrazioni fossero trascritte, per il tramite di personale interno o esterno del Gruppo Viasat e nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dalla legge, dai regolamenti conseguenti e da disposizioni interne. In tutti i casi, il trattamento avviene sulla base di incarichi formalizzati precedentemente all’inizio della fase di trattamento, e contestualmente a una adeguata informazione e istruzione sulle misure di sicurezza e sulle procedure da adottare per garantire un livello di sicurezza adeguato. Durante la telefonata, il soggetto chiamante risulterà preventivamente avvisato in merito all’avvio della registrazione, attraverso una breve nota informativa rilasciata da personale addetto o voce registrata. Se non intenderà interrompere la telefonata, si intenderà manifestato il principio di « continuazione della telefonata/assenso » alla registrazione.
Luogo di trattamento.
I dati vengono attualmente trattati e archiviati presso la sede di VIASAT SPA di Via Giulio Vincenzo Bona 133 – 156 Roma (RM) – Italia. Sono altresì trattati, per conto della Scrivente, da professionisti e/o società incaricati di svolgere attività tecniche e di sviluppo oltre che presso soggetti terzi anche fornitori di servizi tecnico-informatici, nominati quali Responsabili, il cui elenco è disponibile a richiesta presso il Titolare.
Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto al conferimento.
Il conferimento dei dati è facoltativo, ma necessario per gestire il controllo sul servizio erogato e sui livelli qualitativi ed eventualmente per formalizzare, accogliere e gestire le richieste e/o i reclami presentati dall’interessato. Senza il conferimento di dati non sarà possibile dare seguito alle richieste del soggetto chiamante.
Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati.
Alcuni dati sono indispensabili per l’instaurazione del rapporto contrattuale o per la sua esecuzione, mentre altri si possono definire facoltativi, ma necessari per gestire il controllo sul servizio erogato e sui livelli qualitativi ed eventualmente per formalizzare, accogliere e gestire le richieste e/o i reclami presentati dall’interessato. Il conferimento dei dati alla scrivente è obbligatorio per i soli dati per cui è previsto un obbligo normativo o contrattuale.
Conseguenze di un eventuale rifiuto al conferimento.
Nei casi in cui il conferimento dei dati è previsto da un obbligo normativo o contrattuale, l’eventuale rifiuto metterebbe il Fornitore nelle condizioni di non poter dare esecuzione o prosecuzione al Contratto in quanto costituirebbe un trattamento illecito. Nei casi in cui non sia previsto alcun obbligo di legge al conferimento dei dati, il rifiuto non sortirebbe le conseguenze di cui sopra, ma impedirebbe comunque di dare esecuzione alle operazioni accessorie.
Comunicazione dei dati.
Per le finalità indicate i dati conferiti potranno essere comunicati o condivisi con i dipendenti espressamente designati o autorizzati al trattamento, con i componenti degli Organi Statutari e con soggetti esterni all’Azienda designati Responsabili ex art. 28 GDPR 2016/679 o comunque operanti come Titolari, quali ad esempio enti o organismi pubblici che hanno per legge, regolamento o direttiva comunitaria, diritto o obbligo di conoscerli e l’Autorità Giudiziaria, in caso di notifica di denuncia, esposto o querela. Le registrazioni non verranno diffuse. L’elenco dettagliato delle società designate responsabili del trattamento può essere richiesto all’indirizzo info@viasatonline.it.
Trasferimento dei dati all’estero.
I dati contenuti nelle registrazioni e le registrazioni stesse potranno essere comunicati e/o trasmessi all’estero, anche verso Paesi Terzi non europei, a filiali o ad aziende appartenenti al Gruppo Viasat solo per l’esecuzione degli obblighi contrattuali derivanti dalle richieste del soggetto chiamante, ovvero per motivi esclusivamente tecnici legati alla struttura del Sistema Informativo aziendale e/o all’applicazione di misure di sicurezza tecniche e organizzative ritenute idonee dal Titolare (art. 32 GDPR 2016/679).
Tempi di conservazione dei dati.
I Dati Personali oggetto di trattamento per le finalità di cui sopra saranno conservati nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità e, comunque, fino a che non siano state perseguite le finalità del trattamento. Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i Dati saranno distrutti o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup. E, in ogni caso, secondo i seguenti parametri:
Per le registrazioni non rilevanti relativamente alle finalità enunciate: 90 giorni.
Diritti dell’interessato.
Relativamente ai dati personali medesimi l’interessato può esercitare i diritti previsti, nei limiti e alle condizioni previste dagli artt. dal 15 al 22 del GDPR 2016/679 e dalla normativa nazionale vigente. In caso di sottoscrizione di una qualsiasi forma di consenso al trattamento richiesto dalla VIASAT SPA si fa presente che l’interessato può revocarlo in qualsiasi momento, fatti salvi gli adempimenti obbligatori previsti dalla normativa vigente al momento della richiesta di revoca, contattando il Titolare del Trattamento ai recapiti di seguito riportati.
Diritto di reclamo.
Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR 2016/679 hanno il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, come previsto dall’art. 77 del GDPR 2016/679 stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 GDPR 2016/679).
Titolare del Trattamento.
Il Titolare del Trattamento, al quale Lei potrà rivolgersi per far valere i diritti di cui agli artt. dal 15 al 22 del GDPR 2016/679 e dalla normativa nazionale vigente, è VIASAT SPA, con sede in Via Tiburtina, 1180 – 156 Roma (RM). L’elenco dei Responsabili è disponibile, a richiesta degli aventi diritto, presso il Titolare del Trattamento. I suddetti diritti potranno essere da Lei esercitati anche mediante l’invio di comunicazioni al seguente indirizzo di posta elettronica: info@viasatonline.it.
Responsabile della protezione dei dati (DPO o RPD).
Il Titolare ha designato un Responsabile della protezione dei dati (DPO/RPD) che Lei può contattare per tutte le questioni relative al trattamento dei suoi dati personali e all’esercizio dei diritti derivanti dal GDPR 2016/679. I dati di contatto del DPO/RPD sono i seguenti: privacy@viasatonline.it.