5 obligations à respecter pour la géolocalisation de votre flotte de véhicules | Viasat Connect

Géolocaliser votre flotte de véhicules constitue une excellente solution pour simplifier la vie de vos équipes et améliorer la productivité de votre entreprise. Lorsque vous mettez en place un tel dispositif, vous devez toutefois veiller à respecter quelques règles imposées par le RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données) ou recommandées par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). L’objectif : assurer la protection des données personnelles de vos employé(e)s. Voici les 5 principales obligations légales à prendre en compte.

Règle n°1 : Établir clairement les objectifs du dispositif

Vous devez déterminer la (ou les) finalité(s) poursuivie(s) par le dispositif de géolocalisation. Si vous ne le faites pas, les personnes concernées pourraient contester sa mise en œuvre, en vertu de l’article L1121-1 du Code du travail.

Les finalités peuvent être diverses et la CNIL en liste certaines :

  • assurer la sécurité de vos salarié·es ou des biens de votre entreprise ;
  • suivre et facturer les prestations réalisées pour vos client·es (et les justifier en cas de litige) ;
  • allouer efficacement les moyens de l’entreprise pour vos interventions en des lieux dispersés ;
  • respecter une obligation légale ou réglementaire ;
  • contrôler le respect des règles d’utilisation des véhicules ;
  • accessoirement, suivre le temps de travail, lorsque cela ne peut être réalisé par un autre moyen.

Le RGPD élargit en outre le champ des possibles en permettant de fonder votre traitement de données en invoquant l’intérêt légitime, le consentement ou l’exécution d’un contrat.

Une seule contrainte : vous devez être capable de justifier le choix d’une telle base légale. Rassurez-vous un partenaire comme Viasat Connect peut vous aider dans cette démarche.

Règle n°2 : Informer formellement vos collaborateurs

En supprimant le formalisme de la déclaration à la CNIL, le RGPD a déplacé la charge de la preuve. C’est désormais l’employeur qui doit démontrer qu’il a pris toutes les mesures pour informer clairement ses salarié(e)s. Cette charge est d’autant plus lourde que le défaut d’information peut conduire à une sanction pénale (article 226-16 du Code pénal). Pour diffuser formellement l’information qu’un traitement des données est mis en place, vous pouvez passer par une simple note de service, qui pourra être remise :

  • Lors d’une réunion d’information, il faudra alors faire signer une feuille de présence ;
  • Par courrier remis en main propre contre décharge ;
  • Par lettre recommandée.

Cette information doit notamment préciser qui est destinataire des données collectées, les personnes concernées, la finalité du traitement, la nature des informations collectées, la possibilité d’introduire une réclamation pour exercer ses droits d’accès, de correction ou de portabilité des données et enfin la durée de conservation des données.

Nous pouvons vous fournir des modèles de notes d’information sur simple demande depuis notre formulaire de contact.

Règle n°3 : Permettre aux salarié·es de désactiver le dispositif en dehors de leurs heures de travail

Vos véhicules doivent être équipés d’un dispositif permettant de désactiver la géolocalisation dans certains cas, en particulier en dehors du temps de travail (cf. Cour d’Appel de Paris 29-9-2016 n°15/17026).

Pour simplifier la mise en œuvre de cette obligation légale, nous vous proposons deux dispositifs : soit un bouton installé dans vos véhicules, soit notre application Locster Mobile. Toutefois, même si le mode “vie privée” est actif, la collecte des données peut se faire pour le nombre de kilomètres parcourus, les dates et heures des démarrages, les arrêts moteurs ou encore le nombre de désactivations du dispositif et leur durée.

Règle n°4 : Limiter la durée de conservation des données personnelles

La géolocalisation permet de collecter de nombreuses données vous permettant d’optimiser l’utilisation de vos ressources mobiles :

  • Immatriculation et identification du véhicule ;
  • Nombre de kilomètres parcourus ;
  • Temps de conduite et temps d’arrêt ;
  • Géolocalisation en temps réel ;
  • Horodatage et géolocalisation des démarrages, arrêts et temps morts.

La durée de conservation des données de géolocalisation doit être adaptée aux raisons pour lesquelles vous les avez collectées. Par défaut, les données de géolocalisation peuvent être conservées pendant 2 mois. Toutefois, vous pourrez les conserver jusqu’à 12 mois si vous les utilisez pour justifier d’une prestation – et même jusqu’à 5 ans si vous les utilisez pour le suivi du temps de travail. Cette finalité est toutefois de plus en plus contestée auprès des tribunaux (cf. Cass. Soc., 3 novembre 2011, n°10-18036 ou Cour d’Appel de Toulouse, 12 octobre 2012, n°10-07.286 ou Cour d’Appel de Reims, 7 mai 2014, n°13-00.776 ou Conseil d’Etat, 15 décembre 2017, n°403776).

Pour les données autres que la géolocalisation, la durée de conservation peut être supérieure. Par exemple, vous pouvez constituer une base de données vous permettant de mesurer l’évolution du nombre de kilomètres parcourus sur plusieurs années.

Cette conservation doit respecter des exigences en termes de sécurité des données pour garantir l’intégrité des données stockées. Les solutions de Viasat Connect intègre en natif ces mesures de sécurité.

Règle n°5 : Exclure certaines utilisations

La géolocalisation est un outil performant permettant de très nombreuses applications. Cependant, vous n’avez pas le droit de l’utiliser dans quelques rares cas, comme par exemple :

  • pour équiper le véhicule d’employé·es disposant d’une liberté dans l’organisation de leurs déplacements (ex : VRP) ;
  • pour suivre les déplacements des représentant·es du personnel dans le cadre de leur mandat.

De plus, les informations de votre solution de géolocalisation sur le comportement routier en termes de vitesse ne peuvent constituer des preuves légales et opposables au salarié pour le sanctionner par exemple. Ces données peuvent néanmoins servir à la sensibilisation des salariés vis à vis des risques encourus et de la nécessité de se conformer aux règles de sécurité routière. De façon globale, il revient aux autorités judiciaires et non à l’employeur de sanctionner d’éventuelles infractions au code de la route.

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